PPresensi PDJ

Panduan pengguna

Alur aplikasi presensi

Halaman ini menjelaskan cara kerja aplikasi Presensi PDJ dari awal sampai akhir: siapa mengerjakan apa, langkah demi langkah, dan kapan presensi bisa diisi.

Mulai di sini

Siapa saja yang terlibat

Ada tiga peran. Setiap peran punya warna sendiri di diagram pada halaman ini, supaya mudah dikenali.

Admin

Pengurus / Admin

Menyiapkan data peserta dan guru, membuat jadwal kegiatan, menentukan siapa yang wajib hadir, lalu melihat laporan.

Guru / Petugas

Guru dan petugas presensi

Masuk dengan akun, lalu mengisi kehadiran peserta di kelas yang diampu: hadir, sakit, izin, atau alpha.

Peserta

Peserta (generus / guru)

Mengisi presensi sendiri lewat tautan atau QR yang dibagikan. Tidak perlu akun dan tidak perlu masuk (login).

Alur dari awal sampai laporan

  1. AdminSiapkan dataPeserta, guru, kelas, tempat
  2. AdminBuat kegiatanTanggal, jam sesi, pengulangan
  3. AdminTentukan peserta wajibSiapa yang harus hadir
  4. Peserta / PetugasIsi presensiLewat tautan, QR, atau oleh guru
  5. AdminLihat laporanGrafik dan tabel kehadiran

Panduan per fitur

Cari langkah untuk fitur tertentu

Setiap fitur punya halaman sendiri dengan langkah-langkah lengkap, misalnya cara menambah peserta, memindahkan kelas, atau membuat kegiatan rutin.

Peran: Admin

Menyiapkan kegiatan

Admin bekerja dari menu di bagian atas: Peserta, Guru, Kegiatan, Laporan, dan Pengaturan. Data dasar cukup disiapkan sekali, sesudah itu tinggal membuat kegiatan.

Dari data dasar sampai tautan presensi siap dibagikan

  1. Admin masuk (login)
  2. Siapkan data dasarKelas/rombel dan urutannya, tempat kegiatan, flag, dan atribut peserta.Pengaturan
  3. Isi data peserta dan guruNama, tanggal lahir, kelas, dan kontak orang tua. Setiap guru diberi akun dan kelas yang diampu.Peserta · Guru
  4. Buat kegiatan baruNama kegiatan, kelas (atau kegiatan umum), tempat, tanggal, dan satu atau beberapa sesi beserta jamnya.Kegiatan → Kegiatan baru
  5. Kegiatan ini rutin setiap minggu?
    Ya
    Pilih hari pengulanganMisalnya Senin dan Rabu. Jadwal bulan berikutnya dibuat otomatis saat bulannya tiba.
    Tidak
    Kegiatan satu kaliCukup satu tanggal.
  6. Tentukan peserta wajib hadirPilih satu per satu, atau sekaligus per grup usia, kelas/rombel, atribut, atau flag. Untuk kegiatan rutin bisa langsung untuk semua tanggal.Kegiatan → Assign
  7. Bagikan tautan presensiKirim lewat WhatsApp atau cetak sebagai QR.
Dua jenis tautan presensi
  • Kegiatan rutin: satu tautan tetap untuk seterusnya. Cukup dicetak sekali sebagai QR dan ditempel di tempat kegiatan. Tautan ini otomatis membuka sesi yang sedang berlangsung.
  • Kegiatan satu kali: setiap sesi punya tautannya sendiri.
  • Kalau tautan rutin tersebar ke orang yang tidak berhak, admin bisa menggantinya. Tautan lama langsung tidak berlaku.

Peran: Peserta

Mengisi presensi sendiri

Peserta tidak perlu akun. Cukup buka tautan atau pindai QR dari HP, pilih nama, lalu konfirmasi dengan tanggal lahir. Peserta tidak bisa melihat data peserta lain.

Presensi mandiri lewat tautan atau QR

  1. Buka tautan atau pindai QR
  2. Presensi sedang dibuka?
    YaLanjut ke langkah berikutnya ↓
    Tidak
    Muncul "Presensi ditutup"Halaman menampilkan jam presensi dibuka. Coba lagi pada waktunya.
  3. Pilih sesi (jika diminta)Hanya muncul kalau ada lebih dari satu sesi yang berlangsung bersamaan.
  4. Cari dan pilih nama sendiriKetik sebagian nama untuk mencari. Nama yang sudah tercatat hadir tidak ditampilkan lagi.
  5. Isi tanggal lahirUntuk memastikan yang mengisi memang orangnya.
  6. Tekan "Catat hadir"
  7. Tanggal lahir cocok?
    YaLanjut ↓
    Tidak
    Presensi tidak disimpanPeriksa lagi tanggal lahirnya. Terlalu banyak percobaan salah akan diblokir sementara.
  8. "Presensi tercatat" ✓Status otomatis: Hadir.
Melihat histori kehadiran sendiri
Di halaman presensi yang sama ada bagian "Lihat kontak & histori saya". Pilih nama, isi tanggal lahir dan 4 digit terakhir nomor WA orang tua. Setelah itu tampil kontak orang tua yang tersimpan dan riwayat presensi peserta tersebut.

Peran: Guru / Petugas presensi

Mengisi presensi satu kelas sekaligus

Guru otomatis bisa mengisi presensi di kelas/rombel yang diampunya. Admin bisa menambah cakupan, misalnya kelas lain, kegiatan tertentu, atau semua kegiatan.

Input presensi oleh guru atau petugas

  1. Masuk (login) dengan akun guruLangsung diarahkan ke halaman Input Presensi.
  2. Pilih tanggal, lalu buka kegiatanYang tampil hanya kegiatan dalam cakupan guru tersebut.Input Presensi
  3. Tekan "✓ Semua hadir"Semua peserta ditandai hadir sekaligus.
  4. Ubah yang tidak hadirGanti ke Sakit (S), Izin (I), atau Alpha (A). Izin wajib disertai alasan singkat.
  5. Periksa ringkasanJumlah H, S, I, A, dan persentase kehadiran tampil di atas daftar.
  6. Tekan "Simpan semua"Seluruh daftar tersimpan sekaligus.
Perlu diketahui
  • Presensi bisa mulai diisi 15 menit sebelum sesi dimulai.
  • Kalau ada satu saja data yang bermasalah, misalnya sesi belum dibuka atau peserta di luar cakupan, seluruh isian pada simpanan itu dibatalkan supaya data tidak tersimpan setengah-setengah.
  • Setelah periode presensi berakhir, guru masih bisa memperbaiki dengan menekan tombol "Ubah". Setiap perbaikan tercatat: siapa yang mengubah dan dari status apa ke status apa.
  • Status Alpha hanya bisa diberikan oleh guru/petugas, tidak pernah otomatis.

Aturan waktu

Kapan presensi bisa diisi

Tautan presensi untuk peserta hanya terbuka pada rentang waktu tertentu di sekitar jam sesi.

Dibuka15 mnt sebelum
Jam mulai
Jam selesaiDitutup+24 jam

Contoh: sesi Senin pukul 19.30–21.00. Presensi dibuka Senin 19.15 dan ditutup Selasa 21.00 WIB.

Panjang tiap bagian pada bilah di atas tidak sesuai skala waktu.

Arti status

Empat status kehadiran

Setiap peserta wajib pada satu sesi akan berakhir dengan salah satu status ini.

H

Hadir

Diisi peserta sendiri lewat tautan, atau oleh guru.

S

Sakit

Diisi oleh guru/petugas.

I

Izin

Diisi oleh guru/petugas, wajib dengan alasan.

A

Alpha

Tidak hadir tanpa keterangan. Hanya diisi manual oleh guru/petugas.

Peran: Admin

Melihat laporan kehadiran

Laporan menunjukkan berapa peserta yang hadir di setiap sesi dalam rentang tanggal yang dipilih.

Membaca laporan

  1. Buka menu Laporan
  2. Pilih rentang tanggalBawaannya bulan berjalan.
  3. Lihat grafik kehadiranNaik-turunnya kehadiran dari hari ke hari.
  4. Lihat tabel detail kegiatanSatu baris per sesi, dikelompokkan per tanggal dan diurutkan per kelas/rombel. Di HP, tekan "Tampilkan rincian S/I/A" untuk melihat jumlah wajib, sakit, izin, dan alpha.
Cara menghitung persentase kehadiran: jumlah yang hadir dibagi jumlah peserta wajib pada sesi itu. Contoh: 18 hadir dari 24 peserta wajib = 75%.

Tanya jawab

Kalau ada kendala

Nama saya tidak muncul di daftar.

Ada dua kemungkinan. Anda sudah tercatat hadir, karena nama yang sudah tercatat memang disembunyikan. Atau Anda belum ditentukan sebagai peserta wajib kegiatan itu. Untuk yang kedua, hubungi admin atau guru kelas Anda.

Muncul tulisan "Presensi ditutup".

Anda membuka tautan di luar waktu presensi. Halaman itu menampilkan kapan presensi dibuka dan ditutup. Kalau waktunya sudah lewat, minta guru/petugas mencatatkan kehadiran Anda.

Tanggal lahir saya ditolak padahal sudah benar.

Kemungkinan tanggal lahir yang tersimpan di aplikasi berbeda. Minta admin memeriksa dan memperbaiki data Anda di menu Peserta. Sementara itu, guru/petugas bisa mencatatkan kehadiran Anda.

Saya salah mengisi status peserta. Bisakah diperbaiki?

Bisa. Buka lagi kegiatan tersebut di Input Presensi, ganti statusnya, lalu tekan Simpan semua. Jika periode presensi sudah berakhir, tekan "Ubah" terlebih dahulu.

Guru tidak melihat kegiatan kelasnya di Input Presensi.

Pastikan guru tersebut sudah diberi kelas/rombel ampuan di menu Guru. Untuk kelas atau kegiatan lain, admin bisa menambah cakupan di Pengaturan → Petugas Presensi.

Saya lupa password.

Di halaman masuk, pilih "Lupa password?" lalu isi username Anda. Permintaan akan diteruskan ke sysadmin, yang kemudian menyetel ulang password Anda.